Je verschuilt je er makkelijk achter en als er nog geen procedure is, dan maak je er gewoon één om te voorkomen dat het nog een keer gebeurt, wat op zich logisch klinkt maar in de praktijk al snel doorschiet naar een wildgroei waar niemand meer echt blij van wordt. Voor je het weet zit je organisatie niet meer vast met duct tape, maar volledig dichtgetimmerd met processen en procedures die ooit bedoeld waren om te helpen, maar inmiddels vooral in de weg zitten.

Daarom is het tijd om je procedures kritisch tegen het licht te houden en jezelf een paar eerlijke vragen te stellen die verder gaan dan alleen het volgen van wat er al ligt:

• Welke procedures leveren de meeste frustratie op en waarom blijven ze toch bestaan?
• Welke vallen buiten wet- en regelgeving en kun je dus zonder risico schrappen?
• Wie heeft er eigenlijk belang bij het in stand houden van deze procedures?

Ik durf je nu al te zeggen dat je waarschijnlijk schrikt van wat je tegenkomt, want de hoeveelheid processen en procedures in veel organisaties is simpelweg uit de hand gelopen, ook al verschilt de mate waarin per bedrijf enorm.

Tegelijkertijd kom ik gelukkig ook bedrijven tegen die het anders doen, die bewust procedure-arm werken en daardoor merkbaar meer ruimte, snelheid en energie ervaren in hun organisatie.

En dan zijn er nog de bedrijven die zeggen dat alles “tiptop op orde” is, waarbij ik je eigenlijk maar één advies wil geven: ga eens luisteren naar de gesprekken die op de werkvloer gevoerd worden, want daar hoor je vaak geen heldere communicatie maar een soort codetaal die nodig is om door het woud van processen en procedures heen te navigeren.

Wanneer je dat benoemt, krijg je vrijwel altijd terug dat dit geen codetaal is maar “afstemming van processen en procedures”, terwijl je diep van binnen al voelt dat dit precies het probleem is.

Zoals Jan van Setten een van Nederlands grootste inspiratiebronnen op het gebied van (persoonlijk) leiderschap en commercie het treffend verwoordt:  “Als je alles dichtregelt, regel je ook de klant eruit”

En precies daar wringt het, want hoe meer je dichtregelt, hoe minder ruimte er overblijft voor eigenaarschap, initiatief en simpel gezond verstand.

Mijn overtuiging is dan ook dat je minimaal 25% van je procedures kunt schrappen zonder dat de kwaliteit van je dienstverlening ook maar een beetje achteruitgaat, en in veel gevallen wordt die kwaliteit juist beter.

Wat levert het je op?
Je organisatie wordt wendbaarder en flexibeler, er ontstaat weer ruimte voor creativiteit en initiatief, en misschien nog wel het belangrijkste: het wordt gewoon weer een plek waar mensen met meer plezier werken en samenwerken.

Waarom / waarom niet
Waarom hou je vast aan procedures? Omdat ze je het gevoel geven dat je controle hebt en risico’s afdekt. Waarom niet schrappen? Omdat je bang bent dat het een zooitje wordt. Maar wat als dat “zooitje” in werkelijkheid precies de ruimte is waar eigenaarschap, verantwoordelijkheid en echte groei ontstaan?

Stretch-experiment (deze week)
Schrap één procedure die een beetje schuurt in plaats van één die veilig voelt, kijk wat er daadwerkelijk gebeurt in plaats van wat je denkt dat er gebeurt en gebruik dat als input voor een goed gesprek binnen je team.

Zullen we samen die procedure-stofzuiger aanzetten en kijken wat er echt nodig is en wat vooral ballast is geworden? Bel me gerust, want wie weet sta ik morgen met de stofzuiger bij je op de stoep en het enige wat het je kost is een goede kop koffie.